Usages
Le module Open Bee™ eForm vous offre la possibilité de créer des formulaires.
Ces formulaires permettent aux utilisateurs d'interagir avec un document aux travers de questions.
Les cas d'usages sont nombreux, par exemple :
- Fiche de contact
- Fiche d'intervention
- Compte rendu de réunion
- Questionnaire de satisfaction
- Liste de contrôles
- Audit
Contrat
Intégration à l'environnement Open Bee™ Portal
Le module Open Bee™ eForm est totalement intégré à l'environnement Open Bee™ Portal.
Quand un formulaire est complété par un utilisateur, un document est créé, classé et archivé dans Open Bee™ Portal.
Un formulaire est équivalent à une Règle de Classement :
- Les éléments d'un formulaire correspondent à des métadonnées
- Les réponses à un élément du formulaire correspondent à des valeurs de métadonnées
Accéder au module Open Bee™ eForm
Les rôles d'Open Bee™ Portal qui sont utilisés par le module Open Bee™ eForm sont les suivants :
Administration des formulaires : Formulaires.
Compléter un formulaire : Répondre à un formulaire.
Pour accéder au module Open Bee™ eForm, cliquez sur Formulaire dans le menu de gauche.
La liste des formulaires existants est affichée. Vous pouvez créer un nouveau formulaire ou modifier un formulaire existant.
Créer un formulaire
Pour créer un nouveau formulaire, cliquez sur "Créer un formulaire".
Un formulaire est composé d'au moins un élément.
Il existe 2 types d'éléments :
- les éléments de mise en page : ils permettent de structurer le formulaire, comme un titre, une description ou une section. Ces éléments ne permettent pas à l'utilisateur de saisir une réponse.
- les questions : elles sont composées d'un libellé qui correspond au nom de la question et d'une case "obligatoire" pour définir si l'utilisateur doit remplir ce champ lorsqu'il complète le formulaire.
Vous pouvez ajouter ou supprimer ces éléments de votre formulaire selon vos besoins. Voir la liste des éléments disponibles.
Ajouter un élément
Pour ajouter un élément dans le formulaire, glissez-le depuis le menu à gauche vers le corps du formulaire.
Déplacer un élément
Vous pouvez modifier l'ordre des éléments qui composent votre formulaire en faisant un clic long sur un élément et en le déplaçant vers le haut ou le bas.
Supprimer un élément
Pour supprimer un élément du formulaire, cliquez sur la croix en haut à droite de l'élément 
.
Permission de l'élément
En cliquant sur le cadenas en haut à droite 
, vous pouvez définir quels utilisateurs ou groupes d'utilisateurs pourront complétér cet élément.
Un champ apparait pour saisir un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Par exemple, un formulaire Demande de congés contient 2 éléments Signature, une pour la personne qui complète le formulaire et une autre pour un responsable qui validera la demande.
On ne veut pas que l'utilisateur qui complète le formulaire puisse signer dans l'élément Signature du responsable.
Pour l'élément signature du responsable, cliquez sur le cadenas et entrez l'utilisateur ou groupe d'utilisateur qui pourra compléter cette signature.
Mot clé de l'élément
Cette valeur est générée par défaut, elle est utilisée dans le modèle DOCX pour personnaliser la mise en page d'une réponse à un formulaire.
Voir Mise en page.
Les mots clés correspondent aux réponses que l'utilisateur va saisir dans le formulaire, ils sont entourés de [ ].
Vous pouvez modifier le mot clé pour faciliter la lisibilité et son utilisation dans le modèle DOCX.
Nom du formulaire
Dans la colonne Paramètres du formulaire à droite, ajoutez un nom à votre formulaire pour l'identifier et le retrouver plus facilement.
Règle de classement
Pour classer les réponses à ce formulaire, vous pouvez spécifier un dossier.
Pour les sous-dossiers, vous pouvez utiliser des éléments qui composent votre formulaire.
Vous pouvez également choisir comment seront nommés les fichiers de réponses du formulaire. Ici aussi vous pouvez utiliser des éléments.
Format de classement
Par défaut, le fichier de réponse d'un formulaire est sauvegardé au format DOCX. Vous pouvez choisir de convertir ce fichier au format PDF en cochant la case.
Ensuite, vous avez le choix entre Créer une nouvelle version ou Remplacer la version courante.
Si vous sélectionnez "Créer une nouvelle version", une version DOCX et une version PDF sont générées.
Si vous sélectionnez "Remplacer la version courante", il y aura seulement un fichier PDF généré.
Pour terminer la création du formulaire, cliquez sur "Valider".
Votre formulaire est visible dans la liste des formulaires.
Vous pouvez maintenant Compléter un formulaire.
Modifier un formulaire
Vous pouvez modifier un formulaire de 2 façons.
Dans la liste des formulaires, cliquez sur l'ciône "Actions" puis sur "Modifier", ou bien cliquez sur un formulaire pour le visualiser et ensuite cliquez sur l'icône qui représente un stylo en haut à droite.
En modifiant un formulaire, vous pouvez changer les éléments présents, les renommer, changer l'ordre, ajouter des nouveaux éléments ou en supprimer.
Dans les paramètres du formulaire de nouvelles catégories Mise en page et Permissions sont disponibles.
Mise en page
Afin de mettre en page les fichiers de réponses, vous pouvez utiliser un modèle au format DOCX.
Pour télécharger le modèle généré, cliquez sur "Cliquez ici pour modifier le modèle".
Dans le fichier DOCX (utilisable avec Word, version supérieure à 2007), vous pouvez modifier la mise en page et déplacer les mots clés.
Par défaut, des mots clés sont déjà insérés dans le fichier DOCX, [header], [value_system_date], [footer] et [page].
Une fois que vous avez terminé les modifications, sauvegardez votre fichier DOCX.
Ensuite, il faut associer le modèle au formulaire, cliquez sur "Parcourir" et choisissez votre modèle modifié.
Dès qu'un utilisateur complétera le formulaire, le fichier de réponse utilisera le modèle personnalisé pour réaliser la mise en page des réponses.
Permissions
Utilisateurs habilités à modifier le formulaire
Vous permet de définir les groupes d'utilisateurs ou utilisateurs qui peuvent administrer, c'est à dire modifier ce formulaire.
Utilisateurs habilités à compléter le formulaire
Vous permet de définir les groupes d'utilisateurs ou utilisateurs qui peuvent compléter ce formulaire.
Sauvegardez les modifications en cliquant sur "Valider".
Liste des éléments
Voici la liste des éléments actuellement disponibles :
| Nom | Description | Obligatoire | Réponses multiples |
|---|---|---|---|
| Titre | Pour saisir un titre dans le formulaire. | / | / |
| Description | Pour écrire une description du formulaire ou pour faire des sections dans le formulaire. | / | / |
| Section | Permet de créer des sections lorsque l'utilisateur complète le formulaire. C'est un champ utilisé par l'administrateur pour structurer le formulaire, l'utilisateur ne pourra pas le remplir. La section est réprésentée par son titre dans un bandeau qui occupe toute la largeur de l'écran. | / | / |
| Texte court | Saisir du texte sur une seule ligne.
| Oui/Non | Oui/Non |
| Texte long | Saisir du texte sur plusieurs lignes. Le nombre maximal de caractères est 2048. | Oui/Non | / |
| Nom d'utilisateur | Remplir automatiquement cet élément avec le nom de l'utilisateur connecté. La case "Autoriser la modification de la valeur" permet à l'utilisateur de changer la valeur préremplie. | Oui/Non | / |
| Saisir une adresse email. | Oui/Non | / | |
| Adresse | Saisir une adresse sur une seule ligne. Si la carte est affichée lors de la saisie de la réponse, une capture d'écran de la carte est sauvegardée dans le fichier de réponse. | Oui/Non | / |
| Tableau | Pour définir un tableau composé d'autres éléments. Chaque élément correspond à une colonne du tableau. Vous pouvez glisser et déposer les éléments à l'intérieur de ce tableau. Lorsque l'utilisateur complète le formulaire, il peut remplir plusieurs lignes du tableau. | Oui/Non | / |
| Nombre entier | Saisir un nombre entier. | Oui/Non | / |
| Auto incrément | Cet élément sera prérempli et non modifiable avec une valeur numérique auto incrémentée. Dès qu'une nouvelle réponse à ce formulaire est effectuée le numéro sera auto incrémenté. Vous pouvez personnaliser la valeur initiale de l'auto incrément. Le libellé correspond au formatage du nombre auto incrémenté. Il faut utiliser le mot clé [NAI] pour insérer la valeur auto incrémenté. Par exemple si vous souhaitez afficher BL-001, puis BL-002, il faudra saisir dans le champ Libellé : BL-[NAI] Le nombre de chiffres est utilisé pour définir le nombre de caractères utilisés pour afficher la valeur de l'auto incrément. Si vous souhaitez afficher 001, le nombre de chiffres à utiliser est 3. Pour afficher 0001, le nombre de chiffres sera 4. | / | / |
| Nombre décimal | Saisir un nombre décimal. | Oui/Non | / |
| Date | Choisir une date. Si la case Date système est cochée, l'élément sera prérempli avec la date courante et ne sera pas modifiable. | Oui/Non | / |
| Heure | Choisir l'heure. Si la case Date système est cochée, l'élément sera prérempli avec l'heure courante et ne sera pas modifiable. | Oui/Non | / |
| Date et heure | Choisir la date et l'heure. | Oui/Non | / |
| Oui/Non | Afficher un interrupteur pour choisir une valeur entre Oui et Non. Les libellés Oui et Non sont personnalisables. | Oui/Non | / |
| Curseur | Choisir une valeur parmi celles proposées sur un axe horizontal. La case "Utiliser une liste" permet de choisir des valeurs qui proviennent d'une liste existante d'Open Bee™ Portal ou d'en créer une nouvelle. | Oui/Non | / |
| Liste | Choisir une ou plusieurs valeurs dans une liste. Vous pouvez utiliser les listes déjà existantes d'Open Bee™ Portal ou en créer une nouvelle. La case "Réponses multiples" permet à l'utilisateur de choisir plusieurs valeurs. | Oui/Non | Oui/Non |
| Choix multiples | Choisir une ou plusieurs valeurs parmi une liste texte, une liste d'images ou une liste de textes et d'images. Veuillez noter que les listes d'images et de textes et images ne sont pas administrables dans Administration. | Oui/Non | Oui/Non |
| Annotation | Annoter une image existante imposée par l'administrateur. | Oui/Non | / |
| Photo | Envoyer une image. | Oui/Non | / |
| Fichier | Envoyer un fichier. | Oui/Non | / |
| Signature | Dessiner une signature cursive ou envoyer une image. | Oui/Non | / |
Calcul d'un élément
Le calcul d'un élément est disponible pour les élément suivants :
- Nombre entier
- Nombre décimal
- Date
- Heure
Pour ajouter un calcul sur un élément il faut que l'élément soit présent dans le formulaire et qu'il a été sauvegardé.
Ensuite en cliquant sur le bouton Calculer cet élément, vous pouvez configurer le calcul.
Une fenêtre s'ouvre vous invitant à sélectionner une métadonnée ou une opération.
L'objectif est de construire la règle de calcul en sélectionnant une métadonnée puis une opération et de cliquer sur Ajouter pour ajouter cette sélection à la règle de calcul.
Ainsi l'opération se construit au fur et à mesure.
Pour corriger le résultat de l'opération, vous pouvez utiliser le bouton Retour arrière, ainsi la dernière partie sera à chaque fois supprimée.
Quand vous avez terminé de construire votre expression, il faut sauvegarder en cliquant sur Valider.
Liste des opérations
On peut séparer la liste des opérations plusieurs catégories :
Opérations arithmétiques classiques :
- Addition
- Soustraction
- Multiplication
- Division
Les fonctions :
- Moyenne
- Pourcentage
- Ajouter un pourcentage
- Soustraire un pourcentage
Les fonctions spécifiques à un tableau :
- Minimum d'une colonne du tableau
- Maximum d'une colonne du tableau
- Somme d'une colonne du tableau
- Moyenne d'une colonne du tableau
- Nombre de lignes
Les fonctions relatives aux dates :
- Intervalle de dates
- Ajouter à l'heure
Les fonctions relatives aux heures :
- Intervalle d'heures
- Ajouter à l'heure
Les opérateurs pour gérer les priorités dans le résultat :
- Parenthèse ouvrante
- Parenthèse fermante
Requête SQL
Veuillez vous référer à la documentation du module de connectivité SQL d'Open Bee™ Portal.
Importer un formulaire
Pour importer un formulaire, cliquez sur "Importer".
Choisissez le fichier .JSON qui correspond au formulaire à importer.
Une boîte de dialogue vous invite à saisir le nom du formulaire.
Cliquez sur "Valider" pour confirmer le nom et l'importation du formulaire.
L'interface de modification du formulaire est affichée.
Exporter un formulaire
Pour exporter un formulaire, cliquez sur "Actions" puis "Exporter".
Le formulaire est ensuite exporté au format .JSON.
Les valeurs des listes sont également exportées, de même que les images de l'élément Choix multiples.
Clé d'API Google Maps
Afin d'utiliser la carte de l'élément Adresse, vous devez configuer une clé d'API Google Maps.
Cliquez sur "Configuration", saisissez la clé fournie par Google, puis cliquez sur Valider.
La création de cette clé d'API est gratuite, vous devez au préalable avoir créé un compte Google.
Veuillez vous renseigner auprès de Google pour connaître les limites d'utilisations de la clé d'API.